Prueba 1 supernotariado y registro

Juan adquiere un lote de terreno en Villavicencio donde desea construir su casa. Para garantizar la seguridad jurídica de su inversión, decide inscribir la escritura de compraventa en el registro de la propiedad inmueble. ¿Cuál es el objetivo del registro de la propiedad que se cumple con la inscripción de la escritura de compraventa?. Servir de medio de tradición del dominio de los bienes muebles. Dar publicidad a los instrumentos públicos relacionados con los bienes raíces. Revestir de mérito probatorio a los documentos privados que no fueron protocolizados mediante instrumento público.

Daniela constituye una hipoteca sobre su apartamento para obtener un préstamo bancario. Teniendo en cuenta que no hay una transferencia de dominio, pero el bien se ve afectado por un gravamen, se puede afirmar que Daniela debe: Presentar la escritura pública que constituye la hipoteca para su registro, pues está gravando el inmueble. Solicitar al banco que se de publicidad a la Hipoteca mediante un contrato de mandato. Relacionar la prenda que recae sobre el inmueble únicamente ante la Notaría.

María y Pedro deciden formalizar su matrimonio y adquirir una vivienda en común. Al realizar la escritura de compraventa, desean que dicha adquisición quede protegida y sea oponible a terceros. Al respecto, ¿Cuál es el objetivo del registro de la propiedad inmueble que se cumple con la inscripción de la escritura de compraventa de la vivienda?. Establecer el valor catastral del inmueble. Facilitar el acceso a los servicios públicos en el área donde se encuentra el inmueble. Garantizar la titularidad y proteger los derechos de los propietarios.

María ha obtenido una sentencia judicial que declara la nulidad de una hipoteca sobre su propiedad y desea que esta sentencia se refleje en el registro de instrumentos públicos para eliminar la carga sobre su inmueble. Al respecto se podría afirmar que es tarea de Registro: Practicar a solicitud de parte interesada, del Notario, por orden de autoridad judicial o administrativa los asientos en el registro en virtud del principio de Rogación. Practicar a solicitud de autoridad administrativa los asientos en el registro en virtud del principio de Especialidad. Practicar a solicitud de parte interesada, por orden de autoridad judicial o administrativa del círculo competente los asientos en el registro en virtud del principio de Legalidad.

Rafael desea consultar la historia jurídica un apartamento que quiere comparar y conocer todos los actos y derechos inscritos sobre el mismo. Sin embargo, evidencia que el parqueadero que le corresponde a su apartamento tiene una matrícula diferente a la del apartamento. Esto se debe a que Registro debe: Asignar a cada unidad inmobiliaria una matrícula única, donde se consignará cronológicamente todo el historial jurídico del respectivo bien. Hacer inscripciones de oficio cuando la ley lo autorice, como es el caso de la Ley de Propiedad Horizontal. Revestir de mérito ejecutivo a todos los instrumentos públicos sujetos a inscripción.

De acuerdo con la pregunta anterior, se puede afirmar que Registro esta: Aplicando el principio de Legalidad. Aplicando el principio de Especialidad. Aplicando el principio de Rogación.

Pablo y Marta, han presentado dos escrituras de compraventa sobre un mismo inmueble al registro de instrumentos públicos. Sin embargo, la escritura a favor de Pablo fue radicada primero, y luego llegó la de Marta. Al respecto, usted como funcionario Registral deberá: Examinar cuál escritura fue expedida primero por la Notaría. Evaluar cuál de los dos compradores pagó más por el inmueble para registrarlo como propietario. Dar prioridad de registro a la escritura de Pablo.

Al tenor de la pregunta anterior, se puede decir que en este caso el funcionario registral debió: Aplicar el principio de Prioridad. Aplicar el principio de Buena fe. Aplicar el principio de Celeridad.

Pedro desea inscribir una servidumbre en el registro de instrumentos públicos, y presenta los documentos correspondientes. Sin embargo, el registrador revisa los documentos y evidencia que no cumplen con todos los requisitos legales establecidos. Por lo que deberá: Estimar parcialmente la inscripción. Formular cargos contra el solicitante por fraude en documento privado. Rechazar la solicitud de inscripción.

Al tenor de la pregunta anterior, se puede inferir que el funcionario registral: Examinó el caso bajo el principio de Legitimación. Interpretó el caso bajo el principio de Rango. Interpretó el caso bajo el principio de Legalidad.

Varios son los casos que se presentan al interior del grupo de trabajo, con referencia a problemas de tipo informático. Usted es el líder del grupo y debe colocar los requerimientos o solicitudes con referencia a cada problema informático presentado por los integrantes del grupo. - Un primer caso de presenta con una terminal que al parecer tiene problemas con el sistema operativo y el control del hardware. Usted se comunica con el área encargada para reportar el caso, pero debe detallar el problema. Ante esto usted debe: Indicar que se trata de un problema de software base. Indicar que se trata de un problema de software libre. Indicar que se trata de un problema de software de ofimática.

Otro caso se presenta con una terminal que presenta problemas con la apertura de Word y el proceso de guardado de documentos. Al comunicarse con el área encargada para reportar el caso, usted debe: Indicar que se trata de un problema de software base. Indicar que se trata de un problema de software libre. Indicar que se trata de un problema de software de ofimática.

Un tercer problema tiene que ver con la perdida de ciertos datos que fueron borrados accidentalmente del disco duro. Para esto se debe: Solicitar al área encargada la utilización de un software utilitario. Solicitar al área encargada la utilización de un software libre. Solicitar al área encargada la utilización de un software de base.

Teniendo en cuenta ciertos datos que tiene el nivel central de la entidad, se busca establecer cuáles son los indicadores de cumplimiento, eficiencia y eficacia del grupo de trabajo que usted lidera. -Normalmente un funcionario en su grupo de trabajo, puede atender en promedio 400 ciudadanos al mes; sin embargo, el dato real que se tiene, es que en el mes pasado el número total de ciudadanos atendidos fue de 2.200 y se cuenta con 5 funcionarios. Para esto se usa la siguiente formula: USUARIOS ATENDIDOS/NUMERO DE SERVIDORES Con el resultado de esta fórmula usted debe: Establecer que el indicador de eficiencia está en un nivel bajo. Establecer que el indicador de eficacia está en un nivel alto. Establecer que el indicador de eficiencia está en un nivel alto.

Otro de los indicadores que se busca, es establecer el porcentaje de funcionarios de la entidad que ganan el actual concurso de méritos, respecto al concurso pasado. Para esto se debe: Indicar que se trata de un indicador de eficiencia. indicar que se trata de un indicador de efectividad. Indicar que se trata de un indicador de eficacia.

En el desarrollo de sus funciones al interior de la entidad, le han encomendado apoyar el proceso precontractual, donde se deben elaborar los estudios y documentos previos, con el apoyo de los profesionales del Grupo de Gestión Contractual, de acuerdo con las normas vigentes. Los estudios previos, servirán de base para la elaboración del pliego de condiciones, o del contrato a suscribir Usted encuentra una ayuda para identificar las actividades en esta etapa, pero falta una actividad. ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA ETAPA PRECONTRACTUAL ESTUDIOS PREVIOS ESTUDIO DEL SECTOR ESTUDIO DE MERCADO DEFINICIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN MODALIDAD DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO, INCLUYENDO SU ELABORACIÓN, EXPEDICIÓN, PUBLICACIÓN, ARCHIVO, MANTENIMIENTO Y DEMAS ACTIVIDADES DE ESTA ETAPA - Teniendo en cuenta el caso anterior, la actividad faltante hace referencia a: La estimación y cobertura de los riesgos. Elaboración del contrato. Procedimiento presupuestal, financiero y de pago.

Teniendo en cuenta el caso anterior, usted debe ayudar con una de las actividades descritas anteriormente llamada estudio del mercado, para lo cual usted debe: Solicitar ayuda al área financiera, con el fin de tener un soporte idóneo con referencia a la actividad. Comunicarse con el área jurídica, que es quien lidera el proceso contractual en la entidad. Dirigirse al área técnica que requiere el bien, obra pública y/o servicio.

Teniendo en cuenta el caso anterior, usted debe verificar si los criterios de evaluación se ajustan a las necesidades requeridas, por lo que debe: Solicitar ayuda al grupo de gestión contractual para su verificación. Establecer contacto con el abogado líder del proceso contractual. Comunicarse con el área técnica que requiere el bien, obra pública y/o servicio.

Siguiendo con sus labores al interior de la entidad, también debe apoyar ciertas actividades que se desarrollan en la etapa contractual. Para el desarrollo de esta labor, usted se apoya en un cuadro donde se identifican las actividades a desarrollar. 19. Con el fin de apoyar la actividad de comunicación con el contratista, usted debe: Colocarse en contacto con el supervisor del contrato. Solicitar la presencia del abogado líder del proceso. Entablar conversación con el ordenador del gasto.

Teniendo en cuenta el caso anterior, se ha presentado una situación de fuerza mayor que imposibilita al contratista para seguir asumiendo la ejecución del compromiso formalizado. En este caso desea ceder el contrato a un tercero. Contar con la autorización del contratista que desea ceder el contrato. Contar con la documentación requerida para desarrollar el contrato. Contar con la autorización escrita de la entidad contratante.

CASO -Teniendo en cuenta el anterior derecho de petición, con referencia al tiempo de respuesta que se tiene, usted debe: Indicar que debe contestarse en un tiempo máximo de 10 días hábiles. Establecer que debe contestarse en un tiempo máximo de 15 días hábiles. Exponer que debe contestarse en un tiempo máximo de 30 días hábiles.

Teniendo en cuenta el derecho de petición recibido, usted investiga en las bases de datos de la entidad, encontrando que el solicitante no es declarante activo de impuestos y no aparecen registros. Con esto usted debe: Identificar que no procede el derecho de petición, porque no existe interés particular en él. Indicar que el derecho de petición no tiene una solicitud clara, pero de igual forma hay que contestarlo. Establecer que hay que resolver el derecho de petición, bien sea por interés particular o interés general.

Teniendo en cuenta el derecho de petición recibido, se puede evidenciar que no existe una dirección, teléfono o correo electrónico para notificar al interesado la respuesta a la petición. Ante esta situación usted debe: Solicitar su publicación en la página web de la entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará efectuada al finalizar el día siguiente. Solicitar el archivo de la misma, teniendo en cuenta que no es posible su notificación. Enviar copia de la respuesta al grupo de radicación, con el fin de que la misma se encuentre disponible, en caso que el interesado se acerque y solicite respuesta.

Teniendo en cuenta el caso anterior, usted ha recibido en los últimos días 250 solicitudes con peticiones similares. Ante esta situación usted: Deberá solicitar apoyo a su jefe inmediato, con el fin de que se pueda dar contestación a cada peticionario en los tiempos previstos en la ley. Podrá dar una única respuesta que solicitara publicar en un diario de amplia circulación, solicitara la publicación en la página web de la entidad y entregará copias de la misma a quienes las soliciten. Desarrollará un modelo único de respuesta, con el fin de facilitar y simplificar la respuesta a los peticionarios.

CASO Teniendo en cuenta el derecho de petición recibido, usted ha sido delegado para dar contestación al mismo.Al analizar la petición recibida, usted debe: Indicar que se trata de un derecho de petición de interés común. Establecer que la solicitud hace referencia a una petición oscura. Evidenciar que la solicitud hace referencia a información y/o documentos reservados.

Teniendo en cuenta el derecho de petición recibido, usted debe: Establecer que esta información solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información. Indicar que, por tratarse de información sensible, únicamente puede solicitarse por parte de un ente jurídico que garantice el manejo responsable de los datos. Dar contestación en los 10 días hábiles, teniendo en cuenta que se trata de una solicitud de información.

Conforme al caso anterior y con los análisis de la información solicitada, usted debe: Acceder a la petición de información, toda vez que se debe dar trámite en 10 días hábiles siguientes a su recepción. Indicar al peticionario, que debe acudir al recurso de consideración por tratarse de información que cuenta con reserva legal. Rechazar la petición de información por motivo de reserva.

Teniendo en cuenta el caso anterior, después de que la petición de información ha sido rechazada y la persona interesada insistiese en su petición; en este caso, le corresponde al Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente la petición formulada. Ante este panorama usted debe: Esperar a que el peticionario, envíe la documentación al tribunal administrativo correspondiente, el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes si se entrega o no la información. Informar al peticionario que debe interponer el recurso de insistencia al tribunal administrativo correspondiente, el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes si se entrega o no la información. Enviar la documentación correspondiente al tribunal administrativo correspondiente, el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes si se entrega o no la información.

CASO El anterior cuadro, fue entregado a usted por el funcionario que estaba desarrollando su puesto anteriormente. Al parecer existe un error que lo ha llevado a cometer ciertas faltas. -Teniendo en cuenta el cuadro anterior, usted debe: Conservar los tiempos de respuesta, teniendo en cuenta que están correctos. Rectificar el termino de las peticiones de consultas, cambiando de 15 a 30 días hábiles. Rectificar el termino de las peticiones entre autoridades, cambiando de 10 a 5 días hábiles.

¿Teniendo en cuenta el cuadro anterior, cual es la petición menos urgente?. La petición entre autoridades. El traslado a competente. La petición de consultas.

CASO Usted está brindando a apoyo a su compañero de trabajo, el cual ha sido sancionado disciplinariamente con una suspensión en el ejercicio del cargo de 6 meses. Él presenta preocupaciones por la remuneración que recibirá durante ese tiempo, los aportes a seguridad social que tendrá, entre otras. Él acude a usted, porque tienen muy poco tiempo ejerciendo en un cargo público y tiene en cuenta que todos los funcionarios públicos deben tener conocimientos generales sobre la parte disciplinaria. -La primera duda que tiene su compañero, es sobre cuál será el salario que recibirá como mensualmente durante su suspensión. Ante esta inquietud usted debe: Mencionar que recibirá normalmente la remuneración fijada para el empleo, pero la sanción disciplinaria se reflejará en la hoja de vida. Explicar que recibirá el equivalente al treinta por ciento (30%) de la remuneración fijada para el empleo. Indicar que durante el tiempo de la suspensión no se recibirá la remuneración fijada para el empleo.

La segunda duda de su compañero, es sobre los aportes que hace la entidad al sistema integral de seguridad social a su nombre, teniendo en cuenta que existe una suspensión. Ante esta pregunta usted debe: Indicarle a su amigo que durante el tiempo que dure la suspensión, la entidad no realizara los pagos a su nombre al sistema integral de seguridad social. Indicarle a su amigo que durante el tiempo que dure la suspensión, la entidad realizara los pagos correspondientes al sistema integral de seguridad social, por el equivalente al treinta por ciento (30%) que es lo que recibirá durante ese tiempo. Indicarle a su amigo que durante el tiempo que dure la suspensión, la entidad realizara normalmente los pagos a su nombre al sistema integral de seguridad social.

Otra de las preocupaciones de su compañero, hace referencia a varios embargos que tiene su mesada mensual. Ante esta inquietud usted debe: Indicar que esta situación no sufre cambios, teniendo en cuenta que se recibirá completamente el salario durante e tiempo de la suspensión. Mencionar que los respectivos despachos judiciales deberán ajustarse al treinta por ciento (30%) que se recibirá durante el tiempo de la suspensión. Indicar que la entidad informará a los despachos judiciales sobre la imposibilidad de dar cumplimiento a los descuentos respectivos, durante el término de la suspensión.

CASO Uno de sus compañeros le comenta sobre una situación que se está presentando frente a un proceso disciplinario que se adelanta a otro funcionario de la entidad. El compañero argumenta que él fue quien colocó la queja en contra del compañero, usando pruebas falsas y ahora está preocupado porque la investigación apunta a que la queja es falsa o temeraria. -Teniendo en cuenta el caso anterior, su compañero le comenta que ha sido ejecutoriada la decisión que reconoce que la queja es falsa o temeraria. En este caso usted debe: Mencionarle que debe retractarse de la queja lo antes posible, so pena de incurrir en una sanción con afectación patrimonial. Indicarle que no existe perjuicio alguno sobre su actuación en el proceso. Indicarle que esta situación puede originar responsabilidad patrimonial en su contra exigible ante las autoridades judiciales competentes.

Teniendo en cuenta el caso anterior, su compañero le cuenta que ha sido citado por parte de la autoridad disciplinaria para escuchar sus explicaciones y aportar pruebas. Ante esta situación usted debe: Mencionarle que debe presentarse con un defensor de oficio. Indicarle que no debería presentarse, so pena de ser vinculado directamente al proceso. Explicarle que puede ejercer su derecho de contradicción.

CASO Al ingresar a laborar con el estado, usted recibe una premisa muy importante que hace referencia a su responsabilidad frente a la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. -Teniendo en cuenta la premisa anterior, usted es desvinculado de su cargo, razón por la cual debe: Garantizar en un lugar seguro y privado, la custodia de los documentos producidos en su área de trabajo, so pena de responder requerimientos futuros. Entregar según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. Vigilar que el nuevo funcionario asignado, custodie adecuadamente los documentos producidos en el área de trabajo, con el fin de dar continuidad a los procesos de la entidad.

Teniendo en cuenta el caso anterior, para la entrega y recibo de los documentos y archivos en caso de ser desvinculado de su cargo, usted debe: Hacer la entrega de conformidad con el formato único de inventario; para tal efecto, se diligenciará la tabla de retención documental. Hacer la entrega de conformidad con la tabla de retención documental; para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario. Solicitar acompañamiento del jefe de la unidad administrativa o dependencia, quien será el responsable de la custodia de los archivos resultantes de la entrega.

CASO El acuerdo 42 de 2002 del archivo general de la nación, establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas. Una de las directrices, obedece a que la organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada. Otra directriz hace referencia a que la apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. De esta manera usted como funcionario público que tener claridad sobre estas directrices entregadas. -Usted recibe la instrucción que los tipos documentales se deben ordenar de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. Conforme a esto usted debe: Cerciorarse que el documento con la fecha más reciente de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y el de la fecha más antigua se encontrará al final de la misma. Asegurarse que el documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y el de la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Archivar los documentos conforme a la lógica en que puedan ser encontrados.

Teniendo en cuenta la definición anterior, con el fin de permitir la ubicación y recuperación de las carpetas y demás unidades de conservación, usted debe: Identificar su sección, subsección, serie, subserie. Asignarles un número de expediente, número de folios y fechas extremas. Identificarlas, marcarlas y rotularlas.

Teniendo en cuenta la definición anterior, en el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, usted como encargado debe: Negar la solicitud, teniendo en cuenta que los expedientes no deben ser trasladados a una dependencia distinta de donde han sido creados. Solo se podrá otorgar el permiso para sacar copias de los mismos. Indicar a la dependencia interesada, que debe surtir el trámite de copia autentica, por medio de un oficio interno, previendo que no se trate de información que cuente con reserva legal. Llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.

CASO Usted ha sido designado para apoyar con e proceso de elaboración de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental; para esto se deben tener en cuenta los criterios de idoneidad, análisis contextual y trazabilidad y control. -Conforme al caso anterior, para cumplir con el criterio de trazabilidad y control, se debe: Garantizar que su elaboración se realice por un equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado. Considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro. Conservar de manera permanente todos los soportes e información que sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.

Conforme al caso anterior, para cumplir con el criterio de idoneidad se debe: Garantizar que su elaboración se realice por un equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado. Considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro. Conservar de manera permanente todos los soportes e información que sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.

Conforme al caso anterior, para cumplir con el criterio de análisis contextual se debe: Garantizar que su elaboración se realice por un equipo interdisciplinario idóneo y altamente calificado. Considerar las normas legales que le aplican a los documentos en cada sector (contexto legal) y el contexto institucional e histórico, que permita establecer su relevancia para la sociedad, tanto en el momento actual como en el futuro. Conservar de manera permanente todos los soportes e información que sirvieron de base para la elaboración de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.

Teniendo en cuenta el caso anterior, usted ha recibido instrucciones sobre cuáles son los casos por los cuales se deben actualizar las tablas de retención documental en la entidad. Entre estos casos están: - Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad. - Cuando existan cambios en las funciones. - Cuando se de inicio a un nuevo periodo (cambio de año). - Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación. - Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país. - Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. Ante estas instrucciones usted debe: Indicar que la información es correcta para la actualización de las tablas de retención documental. Mencionar que no es necesario actualizar las tablas de retención documental cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos. Indicar que no es necesario actualizar las tablas de retención documental cuando se inicia a un nuevo periodo (cambio de año).

CASO Usted es asignado para dar apoyo en cuanto a capacitación a funcionarios de la entidad sobre los procesos del programa de gestión documental. Usted recibe este cuadro donde se describen los procesos, pero requiere dar amplitud a cada concepto. Teniendo en cuenta el caso anterior, para dar un concepto sobre el proceso de organización documental, usted debe: Comprender los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos en la función pública en cumplimiento de sus funciones. Entender la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final. Definir las operaciones técnicas para la clasificación, ordenación, descripción, almacenamiento y correcta ubicación en el nivel de archivo adecuado de los documentos producidos y recibidos por la Entidad en el desarrollo de sus funciones.

Teniendo en cuenta el caso anterior, para dar un concepto sobre el proceso de valoración documental, usted debe: Comprender los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos en la función pública en cumplimiento de sus funciones. Entender la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final. Definir las operaciones técnicas para la clasificación, ordenación, descripción, almacenamiento y correcta ubicación en el nivel de archivo adecuado de los documentos producidos y recibidos por la Entidad en el desarrollo de sus funciones.

Durante su intervención en la capacitación brindada por usted sobre los procesos de gestión documental que adopta la entidad, le hacen una consulta sobre la clase de proceso que incluye el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. Ante esta pregunta usted debe: Indicar que se trata del proceso gestión y tramite. Mencionar que se trata del proceso organización documental. Establecer que se trata del proceso disposición de documentos.

Conforme al caso anterior, antes de ser encomendado en la tarea de capacitar sobre los procesos de gestión documental; una de las recomendaciones fue hacer énfasis en los principios del proceso de gestión documental; en especial dejar claro que “Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos” Conforme a esta recomendación se debe hacer especial referencia al principio de: Transparencia. Oportunidad. Eficiencia.

CASO En el desarrollo de sus funciones, usted debe hacer búsqueda en el sistema de gestión documental, un documento electrónico, haciendo uso del buscador definido para tal fin. Usted realiza varias búsquedas usando ciertas palabras clave, pero el sistema no puede encontrar el documento. -Teniendo en cuenta el caso anterior, usted decide buscar por la fecha de creación del documento, pero el sistema no lo encuentra, pero usted tiene la certeza de este dato. En este caso usted debe: Indicar que este metadato de contenido no está sincronizado con el sistema de búsqueda. Mencionar que este metadato de estructura no está sincronizado con el sistema de búsqueda. Establecer que este metadato de contexto no está sincronizado con el sistema de búsqueda.

Teniendo en cuenta el caso anterior, usted decide buscar por el asunto administrativo al que se vincula el documento con el trámite, pero el sistema tampoco lo encuentra. En este caso el sistema de gestión documental no está sincronizado con el metadato de: De contenido. De estructura. De contexto.

PRUEBAS COMPORTAMENTALES CASO En época de mucha afluencia de público, se ha presentado un daño en los servicios informáticos electrónicos de la entidad, lo que ha suspendido el servicio por varias horas a ciudadanos que requieren cumplir con sus obligaciones ante la entidad. La instrucción de la alta dirección, es que se le diga a los ciudadanos que deben esperar para poder realizar sus trámites. Pasan las 4 de la tarde y por medio de un conocido, usted se entera que el problema es grave y posiblemente no se solucione en lo que resta del día; ante esto se debe: Mantener la información brindada por la alta dirección. Indicar a los ciudadanos que se preparen para una contingencia. Mencionar que pueden hacer los trámites al día siguiente, teniendo en cuenta que no se ha recibido respuesta alguna de la alta dirección.

Conforme al caso anterior, es procedente: Evitar entregar información para no vulnerar los derechos de los ciudadanos. Entregar la información, sea cual sea el resultado. Ser reservado con información que afecte la imagen institucional o los derechos de los ciudadanos.

CASO Usted ha sido designado para generar una estrategia que busque fomentar el sentido de pertenencia de los funcionarios hacia la organización, teniendo en cuenta que muchos coinciden en que se sienten desmotivados por el alto estrés laboral. -Ante esto, la mejor opción podría ser: Aumentar los salarios. Igualar las cargas laborales de cada funcionario para fomentar la igualdad. Proponer momentos de esparcimiento al interior del grupo.

Conforme al caso anterior, al identificar que un funcionario tiene habilidades especiales, respecto a los demás, se debe: Advertir al funcionario que debe ajustarse únicamente a los lineamientos de su trabajo. Mencionar al funcionario que debe compartir esas habilidades con los demás. Eliminar las barreras que lo frenan a tomar cierta iniciativa.

CASO En el desarrollo de sus labores en la entidad, atiende a un ciudadano transgénero, el cual desea orientación sobre el proceso que usted maneja. Usted debe tener claridad sobre la forma en que debe abordar el saludo inicial, por lo tanto, usted: Saluda y pregunta como prefiere que se dirija a ella. Saludos y solicita su documento de identidad. Saluda y solicita su nombre.

Usted atiende a un adulto mayor que está molesto porque fue citado para cumplir con una sanción monetaria. Inicialmente el ciudadano se muestra algo agresivo porque argumenta que no tienen nada, como para que la entidad lo obligue a pagar esa sanción. Ante esta situación lo primero podría ser: Escuchar y ofrecer una solución. Ofrecer una disculpa por los inconvenientes presentados sobre su requerimiento. Escuchar y ofrecerle validación primero en vez de dar soluciones o discutir.

CASO (Profesional) Su jefe le solicita recolectar las preguntas más frecuentes de los ciudadanos, respecto al área de trabajo a la que usted pertenece. Después de hacer la tarea, usted prefiere: Recopilar un paquete de respuestas tipo, con el fin de que los demás funcionarios conozcan que se debe decir, respecto a cada situación. Entregar los datos a su jefe, tal cual como fueron solicitados en el menor tiempo posible. Proponer un plan de capacitación a los funcionarios, que cubra las necesidades encontradas en la investigación.

CASO (Técnico) Su jefe le solicita recolectar las preguntas más frecuentes de los ciudadanos, respecto al área de trabajo a la que usted pertenece. Después de hacer la tarea, usted prefiere: Recopilar un paquete de respuestas tipo, con el fin de que los demás funcionarios conozcan que se debe decir, respecto a cada situación. Entregar los datos a su jefe, tal cual como fueron solicitados en el menor tiempo posible. Proponer un plan de capacitación a los funcionarios, que cubra las necesidades encontradas en la investigación.

CASO (Asistencial) Su jefe le solicita recolectar las preguntas más frecuentes de los ciudadanos, respecto al área de trabajo a la que usted pertenece. Después de hacer la tarea, usted prefiere: Recopilar un paquete de respuestas tipo, con el fin de que los demás funcionarios conozcan que se debe decir, respecto a cada situación. Entregar los datos a su jefe, tal cual como fueron solicitados en el menor tiempo posible. Proponer un plan de capacitación a los funcionarios, que cubra las necesidades encontradas en la investigación.

(Profesional) Teniendo en cuenta el caso anterior, existe una posible dificultad para la recolección de la información sobre los casos y preguntas más frecuentes de los ciudadanos, porque a varios de los funcionarios se les puede olvidar hacer la recolección y la entrega de la información. Ante esta situación usted: Ofrece colaboración a cada uno de sus compañeros, para ayudar con la recolección de los datos. Menciona a los compañeros, la importancia de los datos a recolectar. Establece acuerdos de entrega con sus compañeros, compartiendo las fechas límite que se tiene para la recolección de los datos.

(Técnico) Teniendo en cuenta el caso anterior, existe una posible dificultad para la recolección de la información sobre los casos y preguntas más frecuentes de los ciudadanos, porque a varios de los funcionarios se les puede olvidar hacer la recolección y la entrega de la información. Ante esta situación usted: Ofrece colaboración a cada uno de sus compañeros, para ayudar con la recolección de los datos. Menciona a los compañeros, la importancia de los datos a recolectar. Establece acuerdos de entrega con sus compañeros, compartiendo las fechas límite que se tiene para la recolección de los datos.

(Asistencial) Teniendo en cuenta el caso anterior, existe una posible dificultad para la recolección de la información sobre los casos y preguntas más frecuentes de los ciudadanos, porque a varios de los funcionarios se les puede olvidar hacer la recolección y la entrega de la información. Ante esta situación usted: Ofrece colaboración a cada uno de sus compañeros, para ayudar con la recolección de los datos. Menciona a los compañeros, la importancia de los datos a recolectar. Establece acuerdos de entrega con sus compañeros, compartiendo las fechas límite que se tiene para la recolección de los datos.

CASO (Asistencial) -La Dirección General, está en busca de nuevas ideas para mejorar la imagen de la entidad frente a la ciudadanía. Usted ha sido designado para apoyar y aportar ideas al respecto, para lo cual usted decide: Mostrar atributos que evidencien que la entidad esta para colaborarle a los ciudadanos en todo momento. Destacar el grado de responsabilidad con que la entidad hace las cosas. Resaltar el profesionalismo del talento humano de la entidad, el cual se encuentra en los más altos estándares de capacitación.

CASO (Técnico) -La Dirección General, está en busca de nuevas ideas para mejorar la imagen de la entidad frente a la ciudadanía. Usted ha sido designado para apoyar y aportar ideas al respecto, para lo cual usted decide: Mostrar atributos que evidencien que la entidad esta para colaborarle a los ciudadanos en todo momento. Destacar el grado de responsabilidad con que la entidad hace las cosas. Resaltar el profesionalismo del talento humano de la entidad, el cual se encuentra en los más altos estándares de capacitación.

CASO (Profesional) -La Dirección General, está en busca de nuevas ideas para mejorar la imagen de la entidad frente a la ciudadanía. Usted ha sido designado para apoyar y aportar ideas al respecto, para lo cual usted decide: Mostrar atributos que evidencien que la entidad esta para colaborarle a los ciudadanos en todo momento. Destacar el grado de responsabilidad con que la entidad hace las cosas. Resaltar el profesionalismo del talento humano de la entidad, el cual se encuentra en los más altos estándares de capacitación.

Teniendo en cuenta el caso anterior, debo reconocer que puedo aprender de: Mis errores y los errores de los demás. Los fracasos y los aciertos. Superiores, colegas y la ciudadanía.